0時に寝て3時に起きた。4時までドラクエタクトしたりもしてたけど、夕方に PoC のデモ打ち合わせがあるのになにも準備できてなくて不安で起きて5時からお仕事してた。久しぶりに早起きしたせいか、打ち合わせ終えたら眠いからすぐに帰って、夜はオンライン飲み会しつつくつろいでいた。

情報共有とコミュニケーションコスト⌗

課題管理システムのことを考えていてふと思いついたことを書き出す。私からみると、多くの人たちは「聞かなくてもわかる」という価値を過小評価しがちである。というのは、その価値を定量化するのは難しいので評価されにくい。そうすると、評価されないことはやらないといった合理的な働き方をすればそうなるのは理解できる。しかし、私はその価値を理解しているので軽く考察してみる。

  1. 聞けない
  2. 聞けばわかる
  3. 聞いてもわからない
  4. 聞かないとわからない
  5. 聞かなくてもわかる

情報共有の過程でパッと思いつくことを段階ごとに書いてみた。1に近い方が容易で5に近い方が難しいという難易度を表しているとも言えるし、組織の情報共有のレベルを表しているとも言える。少し言葉を補うと次のように解釈してもよいだろう。

  1. (メンターが気難しくて/メンターに無能だと思われたくなくて) 聞けない
  2. (メンターに余裕があって) 聞けばわかる
  3. (メンターのスキル不足で/担当者が退職してて) 聞いてもわからない
  4. (背景が文書化されていなくて) 聞かないとわからない
  5. (課題管理システムを検索すれば) 聞かなくてもわかる

昔は1のような状況を発生させる人もちょくちょく職場にいた気がするけど、いまは淘汰されてあまりみかけない。多くの組織は3か4ぐらいのレベルだろう。5まで達している組織は少ない。課題管理システムについて議論していると、たまに「知っている人に聞けばいいじゃない？」という意見があがる。この質問をしている時点で目指している働き方のレベルや生産性が大きく異なっていることがわかる。というのは、他人に聞くというのはコミュニケーションコストが非常に高い。これは他人に聞くなと言っているわけではない。他人に聞かないといけないことを減らすことで生産性を上げるという話しをしているだけだ。他者へ同じ情報を伝えるのに1時間の打ち合わせが済むのか、3時間の打ち合わせを要するのかという比較をしている。当然、打ち合わせ時間を減らしても伝えられる情報量が同じであれば打ち合わせ時間は少ない方が望ましい。そういう話しをしている。

5のレベルに達していれば、例えば、いまのシステムの仕様はなぜこのようになっているのか？変更するとしたら影響範囲はどのぐらいか？どういったモジュールに注意して改修すればいいか。もちろん前任者やリーダーに聞けばわかるだろう。聞くために打ち合わせの予定を調整するかもしれない。するとリーダーは忙しくて時間を調整できるのは来週になるという。もし課題管理システムにそういった情報が残っていれば、来週まで待つ必要がなくなる。理想的にはリーダーとの打ち合わせも必要なくなる。リーダーは他に重要な業務に時間を割ける。これが「聞かなくてもわかる」という価値である。

昔はなんらかの理由で1の状態にあった組織において、職場の風通しがよくなると、コミュニケーションコストを軽視しがちになる。職場の風通しがよいことは重要だが、打ち合わせや会議ばかりするようになると、キーパーソンの時間を湯水のように使う。キーパーソンはすぐに会議だらけになって物理的に実務ができなくなって、結果的に生産性や品質が下がる。ここで重要なのは権限委譲だが、この話しは長くなるのでここで筆をおく。